54 Maneiras De Melhorar a Comunicação Na Sua Empresa

Como melhorar a comunicação na sua empresa

Em quase todos os aspetos da vida (tanto profissionais como pessoais), a comunicação eficaz é crucial para o sucesso e a felicidade.
As relações não podem prosperar sem uma comunicação aberta, e o mesmo se aplica às empresas, tanto grandes como pequenas.

A qualidade da comunicação interna de uma empresa muitas vezes diz muito sobre a própria empresa. Quando a má comunicação não é controlada, os dias da sua organização podem estar contados.

Felizmente, há muitas maneiras de melhorar a comunicação no local de trabalho, muitas das quais podem ser alcançadas através do seu software de comunicação interna.

 


Índice


 

Compreendendo os Estilos de Comunicação

Quando se trata de descobrir como você se comunica com os outros, pode querer praticar alguma auto-reflexão. Por exemplo, você é um introvertido que precisa de tempo para processar e refletir, ou um extrovertido que quer pensar em voz alta e obter feedback imediato?

 

Resolução de problemas em grupo

Mesmo quando compreende o seu estilo de comunicação e o dos seus colegas ou empregados, ocasionalmente irá experimentar conflitos e mal-entendidos, particularmente entre grupos. Quando surgem problemas dentro de um grupo, pode precisar recorrer à equipa para obter ajuda para encontrar uma solução.

Tente organizar uma discussão em grupo. Isto requer boa comunicação, é claro! Envie uma agenda antecipada, expresse o propósito da reunião de frente, enquadre a tomada de decisão com perguntas-chave e esclareça a liderança. Durante a reunião, siga estes quatro passos:

Identificar o problema. Afinal, não pode resolver um problema se as pessoas não acharem que existe um.

Analise os sentimentos. Todos nós precisamos de ser ouvidos. Certifique-se de que todos tenham a oportunidade de partilhar o que sentem a respeito do problema em questão. Descreva o problema. Será que todos compreendem todas as complexidades envolvidas?

Desenvolvam soluções. Pode querer propor várias soluções possíveis. Discuta todas as opções e depois restrinja-as à melhor.
O resultado mais desejável da discussão em grupo é o consenso, onde todos concordam com a solução. Mas isto pode não ser sempre viável. Outras situações podem exigir uma votação maioritária, mediação ou arbitragem de terceiros, ou mesmo uma suspensão temporária da discussão.

 

Críticas

Outro tipo de conflito que muitas vezes surge no local de trabalho é o de dar – e receber – a crítica. Embora a crítica seja normal, muitas vezes é desconfortável para todas as partes envolvidas. Em vez de evitá-lo, por que não aprender a oferecer e receber melhor as críticas?

Se você é um líder ou gerente, pode se encontrar na posição de criticar a um funcionário. Para tornar isto mais confortável, escolha um ambiente que seja privado e não ameaçador. Apresente o seu ponto de vista com detalhes específicos, e forneça dados objetivos sempre que possível.

Finalmente, elabore um plano de mudança para que ambas as partes tenham expectativas realistas.

Se for você receber críticas, solicite exemplos do comportamento e evite se tornar defensivo, pois isso só vai aumentar as emoções negativas. Tente parafrasear a sua resposta para que ambos concordem sobre o assunto. Admita quando estiver errado ou tiver espaço para crescer, e pergunte como pode melhorar.

Ao manter a conversa colaborativa e focada numa solução, manterá o controle emocional. Todos nós cometemos erros – o que o distinguirá é o quanto aprende efetivamente com eles.

 

Boa Comunicação Requer Esforço Consistente

A maioria de nós sabe como se comunicar com os amigos, a família e outros importantes, mas por que é tão difícil fazer o mesmo no trabalho?

Muitas vezes resume-se a criar um ambiente onde as pessoas se sentem confortáveis o suficiente para expressar o que realmente pensam, desafiar ideias e fazer perguntas que podem ser consideradas estúpidas. Os gestores precisam de dar o exemplo à sua equipa, demonstrando o que significa ser um bom comunicador. Isso significa praticar boas habilidades de escuta, dar aos membros da equipe uma oportunidade de falar, estabelecer expectativas claras e fornecer feedback regular.

 


1# – Dê a sua atenção indivisível

Quer você esteja numa reunião de grupo ou com um funcionário, oferecendo o seu foco completo para aqueles com quem você está irá melhorar muito a forma como você é recebido. Com que frequência já conversou com alguém que ficou a olhar para o seu smartphone ou para outro sitio enquanto falava? A falta de foco desvaloriza a conversa, fazendo com que as pessoas se sintonizem. Mantenha contacto visual durante conversas e reuniões, e coloque todas as outras coisas de lado para transmitir visualmente o seu foco e incentivar cada indivíduo a permanecer presente.

 

2# – Faça o check-in com os funcionários regularmente

O check in com os empregados é essencial para uma comunicação eficaz no local de trabalho. Planeie reuniões presenciais ou on-line a cada poucas semanas ou meses, para discutir projetos, assuntos e a organização como um todo. O pessoal tem recomendações? Reclamações? Pensamentos gerais? Os colaboradores querem partilhar as suas ideias e opiniões. Ao respeitar e valorizar o seu pessoal, irá melhorar a comunicação no local de trabalho.

 

3# – Informar e inspirar

A comunicação é uma forma de troca de informações. Explicar e esclarecer os seus pensamentos e ideias é importante num papel de liderança. Mas passar informação à sua equipa é apenas metade da equação. Como líder, é vital para o seu negócio que os seus esforços de comunicação inspirem a sua equipa tanto quanto os educam. Planeie com antecedência as reuniões e conversas para que possa efetivamente misturar informação e inspiração. Se isto for particularmente desafiador para você, o apoio de um mentor ou treinador pode ser útil.

 

4# – Planeie o processo de integração de novos funcionários

Para os funcionários mais novos, pode ser difícil aprender o funcionamento de uma organização e como ela realmente funciona. Como a maioria das empresas trabalha a partir de um conjunto específico de conhecimentos internos, geralmente há um programa de treino integrado à sua disposição. Torne o conhecimento interno facilmente disponível através de documentação e vídeos de formação na intranet da sua empresa. Além disso, certifique-se de que os funcionários tenham perfis de funcionários atualizados e que os fóruns de perguntas e respostas estejam repletos de informações. Desta forma, novos membros podem facilmente encontrar pessoas e respostas, e manterá uma comunicação eficaz e fluida.

 

5# – Incentivar a videoconferência para funcionários remotos

Quando está a gerir funcionários remotos, a construção de relacionamentos pode ser difícil. Uma solução para esta questão tão comum é a videoconferência. É o mais presencial que você pode obter. Agende reuniões semanais em vídeo para discutir tópicos relacionados ao trabalho ou para aproveitar as atividades de construção de equipe. (Mensageiro instantâneo, perfis de funcionários e fluxos de atividades também são algumas ferramentas de intranet social que encurtam a distância). Esta é uma ótima maneira de conhecer os freelancers com quem trabalha, especialmente se você planeia usar os seus serviços a longo prazo.

 

6# – Avalie a sua estratégia de comunicação interna atual

Não é fácil melhorar algo se não souber o que te está a atrasar. Métodos de comunicação como e-mail, telefone, mensagens e comunicação presencial podem todos servir propósitos valiosos com seus benefícios únicos. No entanto, alguns podem ser mais úteis do que outros. O e-mail, por exemplo, provavelmente não é a melhor maneira de ter uma conversa com alguém. Muitas organizações estão a substituir o e-mail por software de intranet social e ferramentas de colaboração. Faça uma lista dos seus métodos atuais de comunicação interna para determinar o que é eficaz e o que não é. Desta forma, pode descobrir onde fazer algumas mudanças.

 

7# – Domine a sua linguagem corporal

A comunicação não verbal também é importante para os líderes considerarem. A sua linguagem corporal tem um enorme impacto sobre as pessoas à sua volta.

Tente comunicar com uma presença física positiva e assegure-se de que a sua linguagem corporal é aberta e acessível:

  • Sorria
  • Mantenha os seus braços descruzados
  • Mantenha uma postura ereta
  • Mantenha contacto visual
  • Guarde os seus dispositivos

 

8# – Implementar software de intranet social

Ao tentar melhorar a comunicação no local de trabalho, o software de intranet social é uma solução de topo. Composto por ferramentas que agilizam os processos diários de negócios, uma intranet também apresenta uma plataforma de comunicação robusta para os funcionários com ferramentas de colaboração e conversação fáceis de usar. Ela permite que os funcionários se conectem e compartilhem ideias num ambiente livre de julgamentos. A popularidade do software de intranet social está a crescer a um ritmo exponencial e está apenas a tornar-se mais intuitivo para suportar todos os aspetos de um negócio.

 

9# – Faça com que as reuniões sejam mais produtivas

Demasiadas reuniões deixam a sensação de que poderíamos ter passado melhor esse tempo. Exija mais! Estabeleça uma agenda, cumpra a hora marcada, não convide pessoas desnecessárias. Certifique-se de que cada reunião seja produtiva o suficiente para justificar que todos os participantes dediquem tempo e recursos à sua carga de trabalho.

 

10# – Ter um departamento de Recursos Humanos de confiança.

Algumas empresas têm alguma dificuldade em fazer dos seus departamentos de RH um lugar a que o pessoal quer recorrer. É incrivelmente irónico porque existe um departamento de recursos humanos para apoiar os humanos que trabalham para si. A comunicação no local de trabalho irá melhorar muito se o seu departamento que lida com as preocupações e políticas internas merecer a confiança de todos. Certifique-se de que o pessoal de RH é acessível, atencioso e facilmente acessível. (A sua intranet é o local perfeito para centralizar o RH para toda a sua empresa).

 

11# – Não comunique em excesso

Idealmente, não existe algo como demasiada comunicação, mas muita também pode não ser bom.
Após o horário de trabalho, mantenha o número de e-mails que envia aos seus funcionários no mínimo. Embora a sua comunicação seja provavelmente muito importante, ela também pode muito provavelmente esperar até o dia seguinte.

Num mundo perfeito, as pessoas sabem que devem desligar a energia após o horário de trabalho e parar de verificar os seus e-mails, mas a verdade é que a maioria de nós está tão conectada com os nossos trabalhos e os nossos dispositivos que não verificar não parece natural.
Se você promover um equilíbrio saudável entre trabalho e vida pessoal, ajude-os a tornar isso possível.

 

12# – Tire vantagem das redes sociais

As redes sociais são uma poderosa ajuda para as empresas comunicarem com os clientes … mas também podem melhorar a comunicação no local de trabalho. Incentive os funcionários a gostar, comentar e compartilhar cargos interessantes que se relacionam com a sua organização. Também pode usar ferramentas sociais dentro da sua intranet para colher os benefícios das médias sociais dentro da atividade diária do seu negócio.

 

13# – Tornar os documentos e conhecimentos internos facilmente disponíveis

A comunicação nem sempre é de pessoa para pessoa ou individual para pessoa. É também informação. Não importa o trabalho, a gestão de documentos e a partilha de conhecimentos são vitais para as tarefas diárias e você precisa que os seus funcionários encontrem facilmente arquivos, fotos, respostas, etc.

A intranet da sua empresa centralizará toda esta informação e colocá-la-á na ponta dos dedos de toda a sua organização. Se você está a tentar melhorar a comunicação, comece com melhorando a forma como os funcionários encontram o que precisam para fazer o seu trabalho.

 

14# – Comunicar Face a Face

O uso de ferramentas como Slack e e-mail são muitas vezes as mais eficientes, no entanto, é importante lembrar que a comunicação cara a cara tem um grande valor em termos de sinceridade e autenticidade.

Parte da comunicação é a interação humana, por isso, tanto quanto possível sem perturbar o fluxo de trabalho, tente falar em vez de digitar. Ela terá mais ressonância.

Não seja demasiado casual. O convívio com os seus colegas de trabalho pode ajudá-lo a fazer melhor o seu trabalho, mas não vá muito longe na sua comunicação sobre o trabalho. Mantenha a maldição para depois do expediente e certifique-se de que os seus e-mails, reuniões e telefonemas são profissionais. Ser muito casual no trabalho pode fazer com que os outros se sintam desconfortáveis.

 

15# – Envie questionários

Independentemente do tipo de organização que se executa, cada empregado é diferente. Envie uma pesquisa perguntando aos seus funcionários como eles gostam de receber informações (através da intranet social, e-mail, reuniões presenciais, etc.) para ajudar a implementar o plano de comunicação mais eficaz. Esta é uma forma fácil de fazer perguntas diretas e toda a informação será registada automaticamente. Além disso, o seu pessoal vai apreciar que você se preocupa com eles, o que é um bom presságio para o moral dos funcionários.

 

16# – Seja pessoal

Ambientes rígidos não beneficiam ninguém. É claro que quer uma empresa orientada para metas que se destaque na sua indústria. Mas para ter uma comunicação realmente eficaz, precisa ser pessoal… precisa ser humano. Políticas de porta aberta, entrevistas de permanência e saídas da empresa são ótimas táticas para melhorar a comunicação, mas se a sua energia for fria, esses esforços podem cair por terra. Tente decifrar algumas piadas, sorrir ocasionalmente, e certificar-se de que as conversas são de duas vias. A última coisa que quer são ambientes insalubres, onde os funcionários temem ir trabalhar.

 

17# – Identificar e chegar aos empregados tímidos

Existem os extrovertidos e os introvertidos, estes últimos são tímidos. Os introvertidos não são de forma alguma uma praga, na verdade, eles são tão valiosos e competentes no que fazem quanto os funcionários agressivos. Alcance os membros introvertidos e tenha conversas confortáveis onde eles possam compartilhar as suas ideias. Não se pode melhorar a comunicação no local de trabalho se faltar um grupo de empregados. Não se esqueça: este pode ser um processo demorado e a timidez não se dissipa da noite para o dia.

 

18# – Personalize as suas comunicações

Conhecer o seu público significa mudar a forma como se comunica para se adaptar à personalidade da pessoa com quem está a falar. Vai mais fundo do que apenas a forma como você se expressa. É também a forma como você escuta, e como pode entender como eles pensam. É também como pode construir um terreno comum e uma conexão real nas suas conversas.

Dicas para a sua comunicação com os seus colaboradores:

Use visuais

Ter imagens ajudará sempre o seu público a compreender o que está a dizer. Também permite que você tenha uma comunicação muito mais clara.

Dê espaço para alguma improvisação

Tente fazer perguntas ao seu público que o façam pensar, e ajuste a sua comunicação de acordo com as suas respostas. Enquanto você ainda sabe do que vai falar, dê algum espaço para a improvisação para poder ajustar a sua conversa e torná-la um pouco mais natural.

Tenha um exemplo

Definitivamente não é fácil melhorar, mas tente encontrar alguém na sua empresa que você acha que encarna um desses aspetos. Também é algo que você precisa praticar regularmente.

 

19# – Verifique a sua gramática

A verificação ortográfica é o seu melhor amigo no trabalho. Sempre que você digitar, seja um e-mail, um Tweet ou uma carta, tenha em atenção a sua gramática. Se não é bom em detetar erros, peça a outra pessoa para o verificar. Não há nada menos profissional que um email cheio de erros ortográficos

 

20# – Celebrar aniversários e aniversários

Já discutimos como os ambientes confortáveis melhoram a comunicação. O segredo é tratar os funcionários como pessoas. Anunciar aniversários ou aniversários de trabalho são pequenos gestos que constroem uma comunidade orientada para as pessoas e fazem com que os funcionários se sintam valorizados e apreciados. Publique um pequeno anúncio na sua intranet ou organize um almoço na empresa. Vai encontrar pessoas que se abrirão quando você se interessar por suas vidas.

 

21# – Mantenha-se positivo

Não importa o quanto esteja stressado, ou o quanto a conversa a entrar em discussão, tente permanecer positivo. Ponha a sua equipa em primeiro lugar. E nunca faça com que seja pessoal – mantenha o seu foco no profissional. Ganhe reputação e respeito.

 

22# – Seguimento com notas e um conjunto claro de expectativas

Isso não precisa acontecer após cada reunião, mas é especialmente útil para reuniões de 1 para 1 e reuniões focadas num projeto específico. Em vez de acordar prazos e responsabilidades verbalmente, é muito mais eficaz que alguém tome notas e as partilhe depois.
O objetivo não é chamar alguém que fique aquém do seu objetivo ou falhe um prazo, mas sim garantir que todos entendam o que se espera deles. Isso garante que todos na equipa tenham um foco claro e possam priorizar de acordo. É também uma ótima maneira de descobrir quando tarefas específicas precisam ser mais divididas ou quando os prazos precisam ser ajustados.

 

23# – Crie um espaço seguro para a sua equipa comunicar

Para que as reuniões de equipe sejam eficazes, primeiro precisa criar uma sensação de “segurança psicológica” entre a sua equipa. É definido como “ser capaz de se mostrar e empregar sem medo de consequências negativas de auto-imagem, status ou carreira”.

Essencialmente, você precisa criar um ambiente onde as pessoas se sintam confortáveis para expressar as suas ideias, expressar críticas e fazer perguntas “estúpidas”. Quando isto acontece, os funcionários estão mais dispostos a dizer o que realmente querem dizer, em vez de se limitarem a brincar.

 

24# – Faça um inventário das suas próprias capacidades de comunicação

Todo CEO quer que os seus funcionários se comuniquem efetivamente, mas e sobre as suas próprias habilidades? Há sempre espaço para melhorias e, especialmente em funções de liderança, você precisa equilibrar opiniões e aceitar críticas. A melhor maneira de servir como um líder modelo e melhorar a comunicação é usar constantemente a auto análise e reavaliando a sua própria estratégia de comunicação interna.

 

25# – Incorporar Jogos de Team Building

Atividades de formação de equipes e jogos de são sempre boas maneiras de incentivar a comunicação em equipa.
Os membros da equipa não só se conhecem para além do contexto de trabalho (não fale de coisas relacionadas com o trabalho), como também se divertem e conseguem quebrar o gelo.

Uma atividade que realmente gostamos é compartilhar algo completamente inesperado sobre nós mesmos com o resto da equipa.
Escreva-o num papel, atire-o para um chapéu e todos vão tentar adivinhar a quem pertence o post-it. Aprendemos algumas coisas muito interessantes sobre os nossos colegas!

 

26# – Explique porque está a pedir a alguém para fazer algo

Dar a alguém uma tarefa sem qualquer explicação sobre por que é importante ou como ela se encaixa no quadro geral é uma maneira segura de frustrar as pessoas dentro da sua equipa. Para que o nosso trabalho seja mais significativo, precisamos sentir que estamos contribuindo para algo maior do que nós mesmos.

Talvez tenha pedido a alguém para atualizar manualmente algumas centenas de registos de CRM. Não é a tarefa mais glamorosa, mas e se você explicar que faz parte de uma iniciativa maior para enriquecer novas pistas para que as vendas possam atingir o seu objetivo trimestral? De repente, transformou uma tarefa sem sentido em algo que tem valor real para o negócio.

 

27# – Considere a preferência de comunicação.

Nem todos gostam de comunicar da mesma maneira. O e-mail funciona para alguns, mas outros preferem pegar no telefone e falar, enviar mensagens de texto, ou mesmo usar as redes sociais ou mensagens instantâneas para transmitir algo. Respeite a pessoa que você está a tentar contactar e use o método que ela parece preferir. Se já ligou para uma cliente várias vezes e sempre acaba sempre no correio de voz, mas ela é sempre rápida para responder ao e-mail, mude para o e-mail.

 

28# – Reorganize o escritório

Se você está a trabalhar num escritório físico, uma das melhores maneiras de melhorar a comunicação no local de trabalho é reestruturar o design. Vai querer evitar a típica configuração de cubículos ou divisórias, que podem isolar os funcionários e colocar um amortecedor na comunicação eficaz. Reorganizar o seu escritório para uma sala aberta convidará a comunicação e colaboração dos funcionários, para não falar em tornar o espaço mais agradável para trabalhar.

 

29# – Fortalecer as ligações entre gestores e funcionários

Em muitas organizações, gerentes e funcionários trabalham em estreita colaboração entre si. No entanto, este não é o caso de todos os negócios, e não é raro que os funcionários tenham interações rápidas com o pessoal de gerência. Ao encorajar uma colaboração mais forte entre funcionários e gerentes, irá literalmente guiar uma comunicação mais forte no local de trabalho.

 

30# – Valorize o trabalho em equipa

Muitos funcionários gostam de trabalhar em projetos individualmente porque não se sentem confortáveis em colaborar com outras pessoas. Esta é a barreira que você está tentando eliminar. Enfatize a importância do trabalho em equipa o tempo todo. Pedir a seus funcionários que façam abordagens baseadas em equipe (em vez de solo) pode causar desconforto inicial, mas algumas mentes são sempre melhores do que uma.

 

31# – Envie uma newsletter interna

Quando o trabalho arranca, é difícil para os funcionários acompanharem o que está a acontecer na sua organização. Uma newsletter interna é um excelente método para compartilhar as notícias e comunicações da empresa, seja ela de natureza pequena ou monumental. Tipicamente, as newsletters internas semanais são mais eficazes, mas você pode experimentar com que frequência as envia. Evite sobrecarregar as caixas de entrada com e-mails e aloje a newsletter na sua intranet.

 

32# – Preencha os perfis dos funcionários

A comunicação eficaz no local de trabalho é quase impossível se o pessoal não souber quem é quem. Os perfis dos funcionários irão resolver esse problema. Encoraje os funcionários a preencher minuciosamente os seus perfis de funcionários na sua intranet. Isto vai além de fornecer um nome e um e-mail. Os funcionários também devem carregar uma foto, adicionar interesses pessoais e listar as equipas das quais fazem parte. Se o seu negócio é grande, pequeno ou totalmente remoto, perfis cuidadosamente preenchidos irão guiar as conversas e conexões.

 

33# – Faça entrevistas de estadia

Você pode estar a pensar… o que é uma entrevista de estadia? As entrevistas de estadia são reuniões individuais onde os gerentes / managers, ou outros em posição de liderança, conversam com os funcionários para descobrir o que está a funcionar ou não com os seus empregos e a empresa como um todo. O objetivo é evitar a rotação indesejada, melhorar a comunicação no local de trabalho e descobrir o que precisa de ser corrigido. Às vezes uma entrevista de permanência pode ser a solução para os seus problemas.

 

34# – Nunca pare de melhorar

A comunicação eficaz é uma habilidade que você deve praticar. Observe como os outros reagem à sua comunicação para orientá-lo sobre as áreas em que deve melhorar.

 

35# – Repita o que ouve (sem exagerar)

Repetir o que o seu colega de trabalho ou chefe lhe diz, repetindo os pontos importantes, mostra que você está ouvindo e entende o que lhe foi dito. Isso dá a ambas as partes uma chance de esclarecer se há alguma confusão, e ao repeti-lo, você se lembrará. Claro que, com peso em medida, ninguém quer um gravador no local de trabalho.

 

36# – Tenha em atenção o seu tom

O problema com o e-mail e as redes sociais é que pode ser difícil determinar o tom de voz. Pode querer dizer algo como uma piada, mas se ele sair insistente ou zangado, você pode causar uma reação não intencional por parte do destinatário. Certifique-se de que a sua linguagem é clara, e se você estiver com raiva, tome alguns minutos para esfriar a cabeça antes de digitar. Melhor ainda, encontre-se em pessoa para que nada seja mal interpretado.

 

37# – Recompense quando o trabalho é bem feito

Quando as expectativas são estabelecidas, as pessoas podem cumprir. Reconheça os esforços dos seus funcionários quando eles vão além de uma tarefa ou se destacam em um projeto. Os impactos são duplos. Primeiro, reconhece e recompensa o bom comportamento. Os humanos gostam de receber reconhecimento, especialmente quando trabalham duro para atingir um objetivo.

Em segundo lugar, serve de exemplo para outros funcionários ou, em outras palavras, comunica as expectativas através da ação. Há algumas maneiras de fazer isso… se a sua intranet tem ferramentas de gamificação, você pode recompensar pontos quando os membros completam tarefas ou enviar “crachás” quando eles lideram projetos com sucesso. Claro, há também o bom e antiquado chat presencial.

 

38# – Dê aos seus empregados a oportunidade de recarregar energias

Trabalhar longas horas pode ser cansativo, física e mentalmente. Todos já experimentaram isso… quando você se sente queimado, pode ser difícil comunicar efetivamente com os outros. Dê aos seus funcionários a oportunidade de fazer as pausas necessárias. Quer isto signifique almoços mais longos ou dias pessoais ocasionais, obterá melhores resultados quando soltar um ambiente estagnado e permitir que os funcionários reiniciem o trabalho.

 

39# – Monitorize tarefas

Um registo escrito das tarefas, data de expiração (deadline) e níveis de prioridade garantem que todos compreendem o que devem estar a fazer. Isto é particularmente útil na gestão de muitos funcionários. Utilize a sua ferramenta de gestão de tarefas na sua intranet para facilmente atribuir e registar projetos. Sempre viva a filosofia de que se não estiver escrito, não existe.

 

40# – Use fóruns de sugestões anónimas

Pode parecer antiquado, mas as caixas de sugestões são outra forma de melhorar a comunicação no trabalho. Siga a rota virtual e crie um fórum na sua intranet onde os funcionários possam compartilhar preocupações, seja um tópico trivial ou uma grande preocupação. As pessoas nem sempre se sentem confortáveis em ser vocais, mas é mais provável que o façam se puderem fazer uma abordagem anónima.

 

41# – Agende reuniões de status

Quanto mais você puder verificar as equipas sobre as suas tarefas e projetos atuais, melhor. Pode criar reuniões de status diárias ou semanais pessoalmente, através de teleconferências, ou na web… e elas não precisam exceder 10 minutos. Se todos estiverem localizados no mesmo fuso horário, tente marcar uma reunião para a mesma hora todas as manhãs. Estas reuniões irão remover a mesquinhez e melhorar a comunicação no local de trabalho.

 

42# – Use Palavras Simples

A verdade é que nem todos podem estar na mesma página quando se trata de vocabulário. Portanto, para ser eficaz na sua comunicação com os membros da sua equipa, use palavras que possam ser facilmente compreendidas. Quando palavras ambíguas são usadas, pode ser mal compreendido e/ou perder tempo precioso tendo que se explicar.

 

43# – Use uma plataforma de CRM

Sempre que os clientes estiverem envolvidos, certifique-se de que os seus funcionários tenham as ferramentas de comunicação empresarial mais eficazes para se comunicar com eles. Usar uma plataforma CRM é uma ótima maneira de seguir tickets ou consultas, o que irá acelerar o tempo de retorno para o suporte ao cliente. Sem ferramentas fortes, os esforços podem ser duplicados, as consultas dos clientes podem ser ignoradas e a retenção dos seus clientes será prejudicada.

 

44# – Desencoraje a comunicação unidirecional

Muitas empresas têm uma abordagem de cima para baixo da comunicação, que tem sido um método clássico durante décadas. A comunicação unidirecional controla a sua mensagem, mas não o vai servir a si ou aos seus funcionários a longo prazo. Em vez disso, crie uma linha aberta de comunicação para os funcionários – verá uma série de benefícios ao adotar essa abordagem. Lembre-se, a comunicação é uma via de mão dupla.

A comunicação destina-se a ser uma via de dois sentidos. Não fale só porque você é o líder sem ouvir mais ninguém. Incentive-os a se abrirem para que você possa ser bem guiado ao se comunicar no futuro com eles. Você tem dois ouvidos e uma boca – então deve ouvir mais do que fala.

 

45# – Tire partido de Apresentações

Algumas pessoas captam mensagens facilmente quando estão envolvidas imagens e sons. Usando apresentações como o Microsoft PowerPoint para comunicar com a sua equipa, dar-lhes-á a oportunidade de se referirem a ele se não estiverem esclarecidos sobre certas coisas.

 

46# – Vá para fora do escritório

Passar horas e semanas a fio no escritório pode ter efeitos psicológicos negativos para todos – especialmente durante os meses mais frios. Às vezes, tudo o que é preciso é uma mudança de cenário para animar as pessoas. Sair do escritório não significa desperdiçar tempo valioso de trabalho. Sugira um café para a sua equipa trabalhar ou introduza periodicamente sextas-feiras o trabalho a partir de casa.

 

47# – Encoraje a criação de conteúdo consistente

A criação de blogs e wikis irá fortalecer a partilha de conhecimentos para grupos internos e externos na sua organização. Ao encorajar os seus funcionários a criar e publicar conteúdo de qualidade, você estará a capacitá-los a ter voz na empresa, o que por si só é uma forma de melhorar a comunicação dos funcionários. Além disso, os funcionários podem “gostar” e comentar sobre os cargos dos seus colegas de trabalho – outra ferramenta eficaz para facilitar discussões produtivas.

 

48# – Evite murmurar

Os membros da sua equipa devem ser capazes de o ouvir claramente. Ao comunicar-se com eles, tente o máximo possível falar claramente e não murmure palavras. Quando murmurar palavras ou falar muito rápido, você pode assumir que elas são claras sobre o assunto. Mas a verdade é que elas podem não ser. Também mostra uma falta de confiança da sua parte.

 

49# – Incorporar tecnologias móveis

Mais do que nunca, as pessoas usam smartphones e tablets para tudo. Como muitos funcionários se encontram regularmente fora do escritório, você precisa de trabalho acessível em dispositivos móveis. Uma intranet móvel vai resolver todos os seus problemas. Não importa onde os funcionários estejam, eles poderão ter acesso a documentos, pessoas e informações.

 

50# – Tenha sentido de humor

Usar piadas amigáveis ao comunicar com os membros da sua equipa ajudará a passar a sua mensagem de uma forma mais descontraída. Este método de comunicação tem provado ser uma forma altamente eficaz de tensão na casa. Quando a atmosfera é hostil e intensa, ser bem-humorado faz o truque. Se gosta usar piadas, por favor, não exagere. Lembre-se, não é um comediante de stand-up.

 

51# – Mostrar Confiança e Seriedade

Certifique-se de que demonstra confiança e seriedade para garantir que não será tomado como garantido. Quando os membros da sua equipa notam alguma incerteza e falta de seriedade quando você se comunica com eles, é provável que eles tratem a informação com desdém ou desconsideração.

 

52# – Agende um retiro fora do trabalho

Por falar em sair do escritório, há momentos em que você deve fazer uma pausa na atividade relacionada ao trabalho e agendar um passeio divertido em equipa com os seus funcionários. Retiros de trabalho, tais como piqueniques, caminhadas ou mini golfe, são excelentes opções. Estas atividades aliviam o stress dos membros e melhoram a comunicação interna no local de trabalho, permitindo que os membros relaxem. É importante lembrar que os retiros e as atividades de engajamento dos funcionários não têm que girar em torno do trabalho. As atividades casuais podem rejuvenescer o seu escritório e formar laços mais estreitos.

 

53# – Comunicação via Formação

A sua formação deve ser adaptada para comunicar certas informações aos membros da sua equipa. A maioria dos funcionários leva o treino a sério, especialmente quando ele faz parte da sua avaliação.

 

54# – Partilhe sempre as notícias importantes

Se quer uma comunicação forte, precisa de comunicar as notícias mais importantes, ou seja, quando se trata de mudança organizacional. Quer a notícia seja agradável ou difícil, é importante que articule a informação de forma honesta, sincera e o mais rápido possível. Às vezes esta mensagem é melhor entregue por um CEO, outras vezes, por outra pessoa de liderança. Estas são decisões que precisa tomar de antemão. Tenha sempre um plano e esteja aberto ao diálogo da equipa.


 

Conclusão

Melhorar a comunicação no local de trabalho é um trabalho constante em andamento. É uma relação de dar e receber que requer paciência, cuidado e capacidade de ouvir. Há muitas abordagens que você pode adotar, mas quando você as adota, você notará um aumento no envolvimento e na produtividade dos funcionários. Use as dicas acima para criar uma comunidade dentro da sua organização que cresça e tenha sucesso, juntos.

Os efeitos de uma melhor comunicação podem ou não aparecer da noite para o dia. Mantenha a política de comunicação saudável no local de trabalho a longo prazo, e eventualmente o seu negócio irá colher as recompensas de uma melhor comunicação e partilha. Sempre que possível, fale com um colega ou mentor da sua empresa para falar sobre como as coisas estão a ir e discuta formas de continuar a melhorar a comunicação entre você e os seus funcionários.

Margarida Reis
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